Управление доменным портфелем компании: учёт, ответственность и контроль

Большинство компаний начинают с одного домена, но со временем их количество незаметно растёт. Под рекламную кампанию регистрируют отдельное имя, новому продукту нужен свой адрес, для защиты занимают вариант в .com и домены с опечатками. В какой-то момент выясняется, что доменов уже полтора десятка, часть из них висит на личном аккаунте бывшего сотрудника, а когда истекает срок остальных, никто точно не знает. Управление доменным портфелем нужно именно для того, чтобы не допустить такого хаоса.

Из чего состоит портфель

Доменный портфель — это все доменные имена компании вместе со сведениями о них. Сюда входят адрес основного сайта, домен корпоративной почты, дополнительные имена под продукты и акции, а также варианты, которые держат только ради защиты бренда. У каждого домена своя роль, и если её нигде не зафиксировать, через пару лет трудно понять, какие имена важны, а какие давно лишние.

Управление портфелем — это не просто список доменов. Это знание того, кто отвечает за каждое имя, когда его продлевать, к каким DNS-серверам оно подключено и для чего используется. Тогда домен не пропадёт случайно, доступы не потеряются при увольнении сотрудника, а компания не будет каждый год платить за ненужные адреса.

Реестр доменов

Первый шаг — собрать все домены в одной таблице. Это может быть обычная электронная таблица; главное, чтобы она хранилась в одном месте и была доступна нескольким ответственным сотрудникам. Полезно предусмотреть как минимум такие столбцы:

Данные в таблице нужно периодически сверять с реальностью. Для этого хватает стандартных инструментов: WHOIS показывает дату окончания и статус, а dig — записи NS и MX. Несколько доменов удобно проверить небольшим скриптом:

for d in misol.uz misol.com misol-shop.uz; do
  echo "== $d"
  dig +short NS "$d"
  dig +short MX "$d"
done

На кого оформлен домен

Самая частая и самая дорогая ошибка — регистрация домена на сотрудника или стороннего разработчика. Поначалу это кажется удобным: нужно было быстро запустить сайт. Но если этот человек уволится или перестанет выходить на связь, компании придётся пройти долгую и неприятную процедуру, чтобы вернуть собственный адрес. Поэтому важно проверить, что все значимые домены оформлены на саму компанию, а контактные данные актуальны.

Отдельного внимания заслуживает контактный email. На него приходят уведомления, напоминания об окончании срока и письма с подтверждениями. Если это личная почта бывшего сотрудника, важное письмо просто никто не прочитает. Лучше завести общий адрес вроде domains@misol.uz и настроить пересылку нескольким ответственным.

Контроль сроков

Истёкший срок регистрации — неожиданная, но очень распространённая проблема. Сайт перестаёт открываться, почта не принимает письма, а клиенты могут решить, что компания закрылась. Надёжнее всего включить автопродление и следить, чтобы на балансе были средства. В кабинете sayt.uz автопродление включается для каждого домена отдельно, и это снимает зависимость от памяти одного человека.

Помимо автопродления нужна и внутренняя система напоминаний. Например, в таблице выделяются домены, до окончания которых осталось меньше 60 дней, а ответственный просматривает список в первый день каждого месяца. Ключевые домены — основной сайт и почту — разумно продлевать сразу на несколько лет, а не на один.

Права доступа и безопасность

Доступ к панели управления доменами — один из самых ценных ключей компании. Тот, кто может менять DNS-записи, способен перенаправить сайт на другой сервер или перехватить почту. Поэтому пароль должен быть надёжным, по возможности стоит включить двухфакторную аутентификацию, а круг людей с доступом держать минимальным. При увольнении сотрудника его доступы нужно сразу отзывать и менять пароль.

Полезная привычка — вести журнал изменений DNS. Каждый раз, когда запись добавляют или меняют, фиксируется, кто, когда и зачем это сделал. Если что-то перестанет работать, такая история поможет быстро найти причину.

Пример: частная клиника

Представим частную клинику в Ташкенте. Её основной сайт — misolklinika.uz, на этом же домене работает почта. За несколько лет появились misollab.uz для результатов анализов, misolbolalar.uz для акции детского отделения и защитный misolklinika.com. Аудит показал, что домен акции не используется уже два года, а домен лаборатории оформлен на разработчика, который делал сайт.

Первым делом клиника переоформила домен лаборатории на себя, ведь через него пациенты получают результаты. Домен акции перенаправили на основной сайт редиректом 301 и год наблюдали: трафика почти не было, поэтому от следующего продления отказались. Защитный домен сохранили и тоже направили на основной сайт. В итоге портфель стал компактнее, а у каждого имени появились понятная роль и ответственный.

Когда от домена можно отказаться

Каждый домен ежегодно стоит денег, поэтому портфель нужно регулярно пересматривать. Если домен больше года не приносит трафика, на него нет ссылок и он не важен для защиты бренда, его можно не продлевать. Но перед этим проверьте, где он упоминался: в старой печатной рекламе, на визитках, на сайтах партнёров. Учтите и риск того, что освободившийся адрес займёт кто-то другой и будет вводить ваших бывших клиентов в заблуждение.

Заведите правило раз в год полностью пересматривать портфель. На такой встрече по каждому домену отвечают на три вопроса: зачем он нужен сейчас, на кого оформлен и кто его контролирует, нужно ли сохранять его в следующем году. Этот простой порядок заранее устраняет большую часть неожиданных проблем с доменами.