Tashkilot nomidan domen yoki hosting sotib olinayotganda buxgalteriya birinchi bo'lib hujjatlarni so'raydi. Shartnoma bormi, hisob-faktura qachon keladi, dalolatnomani kim imzolaydi degan savollar ko'pincha to'lovdan keyin paydo bo'ladi va jarayonni cho'zib yuboradi. Aslida bu hujjatlarning har biri aniq vazifani bajaradi va ularning tartibini bir marta tushunib olsangiz, keyingi buyurtmalar ancha oson kechadi. Quyida har bir hujjat nima uchun kerakligi, unda nima yozilishi va qaysi bosqichda rasmiylashtirilishini tushuntiramiz.
Hujjatlar zanjiri qanday tuziladi
Yuridik shaxslar o'rtasidagi xizmat odatda bir xil ketma-ketlikda rasmiylashtiriladi. Avval tomonlar o'rtasidagi munosabat shartnoma yoki oferta bilan belgilanadi. So'ng provayder to'lov uchun hisob beradi, mijoz uni o'z hisob raqamidan to'laydi. Xizmat ko'rsatilgach, uning bajarilganini tasdiqlovchi hujjatlar, ya'ni dalolatnoma va hisob-faktura rasmiylashtiriladi. Bu zanjirning har bir halqasi oldingisiga tayanadi, shuning uchun hujjatlardagi rekvizitlar, summalar va xizmat nomlari bir-biriga mos kelishi juda muhim.
| Bosqich | Hujjat | Vazifasi |
|---|---|---|
| 1 | Shartnoma yoki ommaviy oferta | xizmat shartlari, narx va muddatni belgilaydi |
| 2 | To'lov uchun hisob | qancha va qaysi rekvizitlarga to'lash kerakligini ko'rsatadi |
| 3 | Bajarilgan ish dalolatnomasi | xizmat ko'rsatilganini tomonlar tasdiqlaydi |
| 4 | Hisob-faktura | soliq va buxgalteriya hisobi uchun asos bo'ladi |
Shartnoma yoki ommaviy oferta
Domen va hosting provayderlarining ko'pchiligi har bir mijoz bilan alohida qog'oz shartnoma imzolamaydi. Buning o'rniga saytda ommaviy oferta joylashtiriladi va mijoz ro'yxatdan o'tib, to'lov qilish orqali uning shartlarini qabul qiladi. Ofertada odatda xizmat tavsifi, tomonlarning huquq va majburiyatlari, to'lov tartibi, javobgarlik va nizolarni hal qilish yo'li ko'rsatiladi. Buxgalteriya uchun to'lov paytida amalda bo'lgan oferta nusxasini saqlab qo'yish foydali, chunki provayder vaqt o'tishi bilan matnni yangilashi mumkin.
Ayrim tashkilotlar, ayniqsa davlat muassasalari va yirik korxonalar, ichki qoidalariga ko'ra faqat ikki tomon imzolagan shartnoma bilan ishlaydi. Bunday holatda buyurtma berishdan oldin provayder bilan bog'lanib, shartnoma loyihasini so'rang. Shartnomada xizmat nomi aniq yozilishi kerak, masalan misol.uz domenini bir yilga ro'yxatdan o'tkazish yoki ma'lum tarif bo'yicha hostingni o'n ikki oyga taqdim etish. Noaniq yozilgan "internet xizmatlari" kabi ifoda keyinchalik buxgalterning savollariga sabab bo'ladi.
To'lov uchun hisob
To'lov uchun hisob provayder tomonidan beriladigan va mijozga qancha, qaysi hisob raqamiga va nima uchun to'lash kerakligini ko'rsatadigan hujjatdir. Unda provayderning to'liq nomi, STIR, bank rekvizitlari, xizmat nomi, miqdori va summasi ko'rsatiladi. Mijoz bu hisob asosida o'z bankida to'lov topshiriqnomasini tayyorlaydi va to'lov maqsadi qismida hisob raqami va sanasiga havola qiladi.
To'lov topshiriqnomasini to'ldirishda eng ko'p uchraydigan xato to'lov maqsadini noaniq yozishdir. Agar maqsadda hisob raqami ko'rsatilmasa, provayder to'lovni qaysi buyurtmaga bog'lashni bilmay qolishi va xizmatni faollashtirish kechikishi mumkin. Shuning uchun maqsad qismiga hisob raqami, sanasi va qisqa xizmat nomini yozish yaxshi odat. Masalan:
To'lov maqsadi: 15.03 sanadagi 1024-son hisobga asosan
misol.uz domenini ro'yxatdan o'tkazish xizmati uchunBank o'tkazmasi provayder hisobiga tushishi uchun odatda biroz vaqt ketadi, shuning uchun muddati tugayotgan domenni uzaytirishda to'lovni oxirgi kunga qoldirmang. sayt.uz kabinetida yuridik shaxs sifatida ro'yxatdan o'tsangiz, buyurtma uchun hisobni shu yerdan olishingiz va to'lov holatini kuzatib borishingiz mumkin.
Bajarilgan ish dalolatnomasi
Dalolatnoma xizmat to'liq va kelishilgan shartlarda ko'rsatilganini ikki tomon tasdiqlaydigan hujjatdir. Domen uchun bu odatda ro'yxatdan o'tkazish yoki uzaytirish amalga oshirilgandan keyin, hosting uchun esa davr yakunida yoki shartnomada belgilangan tartibda rasmiylashtiriladi. Dalolatnomada xizmat nomi, davri, summasi va tomonlarning rekvizitlari ko'rsatiladi.
Bugungi kunda dalolatnomalar ko'pincha elektron shaklda, elektron raqamli imzo bilan almashinadi. Bu qog'oz hujjatlarni pochta orqali jo'natish va imzo kutish zaruratini yo'qotadi. Elektron hujjat almashinuvi uchun tomonlar bitta operator tizimidan foydalanishi yoki tizimlar o'zaro ulangan bo'lishi kerak, shuning uchun buni oldindan aniqlab olish ish jarayonini tezlashtiradi.
Hisob-faktura
Hisob-faktura soliq va buxgalteriya hisobi uchun asosiy hujjatlardan biridir. O'zbekistonda yuridik shaxslar o'rtasida elektron hisob-faktura keng qo'llaniladi va u maxsus elektron tizimlar orqali yuboriladi hamda qabul qilinadi. Mijoz kelgan hisob-fakturani o'z tizimida ko'rib chiqadi va ma'lumotlar to'g'ri bo'lsa, uni imzolab qabul qiladi.
Hisob-fakturani qabul qilishdan oldin quyidagilarni tekshirish kerak: kompaniyangiz nomi va STIR to'g'ri yozilganmi, xizmat nomi va summasi hisob hamda dalolatnomadagi bilan mos keladimi, qo'shilgan qiymat solig'i to'g'ri aks ettirilganmi. Agar xato bo'lsa, hujjatni imzolamasdan rad etib, sababini izohda yozing. Provayder tuzatilgan hujjatni qayta yuboradi. Soliq bo'yicha aniq talablar o'zgarib turishi mumkin, shuning uchun amaldagi qoidalarni rasmiy manbalardan yoki buxgalteringizdan aniqlang.
Amaliy misol: logistika kompaniyasi
Toshkentdagi bir logistika kompaniyasi yangi xizmatini ishga tushirish uchun misol-kargo.uz domeni va hosting buyurtma qildi. Kompaniya ichki qoidasiga ko'ra har bir xarajat ikki tomonlama shartnoma bilan rasmiylashtirilishi kerak edi. Shuning uchun menejer avval provayderdan shartnoma loyihasini so'rab oldi, yurist uni ko'rib chiqdi va direktor imzoladi.
Keyin kabinetdan to'lov uchun hisob olindi va buxgalter to'lov topshiriqnomasida hisob raqamini aniq ko'rsatdi. To'lov tushgach, domen ro'yxatdan o'tkazildi va hosting faollashtirildi. Bir necha kundan keyin elektron tizimga dalolatnoma va hisob-faktura keldi. Buxgalter summalar va xizmat nomlarini solishtirib, hamma narsa mos kelganini ko'rib, hujjatlarni imzoladi. Natijada butun zanjir bir joyda yig'ildi va keyingi yil uzaytirishda xuddi shu tartibni takrorlash kifoya bo'ldi.
Hujjatlarni tartibli saqlash
Domen va hosting har yili uzaytiriladi, demak hujjatlar ham har yili yangidan rasmiylashtiriladi. Ularni domen nomi va yil bo'yicha guruhlab saqlash qidiruvni osonlashtiradi. Har bir domen uchun bitta papka ochib, unda shartnoma yoki oferta nusxasi, hisoblar, to'lov topshiriqnomalari, dalolatnomalar va hisob-fakturalarni saqlash eng qulay yo'l. Tekshiruv paytida yoki provayder almashtirilganda kerakli hujjatni topish shunda bir necha daqiqa oladi.